Bildmontage mit Schriftzug Innovationspartnerschaften für den Mittelstand

Hinweise zur elektronischen Kommunikation per E-Mail mit der AiF Projekt GmbH

Die AiF Projekt GmbH bietet die Möglichkeit der elektronischen Kommunikation an.

Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich diese nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Diesen Zugang hat die AiF Projekt GmbH nach Maßgabe der folgenden Rahmenbedingungen eröffnet.

Allgemeines

Grundsätzlich wird zwischen einfachen formlosen und formgebundenen Schreiben unterschieden.

Formgebundene Schreiben

Schreiben, für die Schriftform angeordnet ist, wie z.B. Widersprüche oder formgebundene Anträge, können Sie nicht durch E-Mail übermitteln. Dies ist derzeit auch nicht im Rahmen der Vorschriften des § 3a VwVfG durch qualifizierte Signatur möglich. Wir bitten Sie, in diesen Fällen die Papierform mit Unterschrift zu verwenden.

Einfache formlose Schreiben

Die Übermittlung von elektronischen Dokumenten ist nur für den einfachen formlosen Schriftverkehr möglich.
Darüber hinaus können formgebundene Anträge vorab per E-Mail übermittelt werden. Diese Möglichkeit entbindet aber nicht von der Pflicht, die Anträge nachträglich in Papierform mit gültiger Unterschrift zu übersenden.

Hierbei sind folgende Punkte zu beachten:

1. Zugänge im Sinne dieser Zugangseröffnung sind die auf dem Internet-Angebot der AiF Projekt GmbH (www.forschungskoop.de) und die im Schriftverkehr der AiF Projekt GmbH publizierten E-Mail-Adressen.

2. Bitte beachten Sie, dass die AiF Projekt GmbH nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann. Die AiF Projekt GmbH nimmt E-Mails in den Formaten „HTML“ und „Text“ an. E-Mail-Anhänge können in folgenden Dateiformaten verarbeitet werden:

a) Textdateien (*.txt)
b) Rich Text Format (*.rtf)
c) Word für Windows (*.doc)
d) Excel für Windows (*.xls)
e) Portable Data File (*.pdf)
f) Joint Photographic Expert Group (*.jpg)
g) Graphics Interchange Format (*.gif)
h) Tag Image File Format (*.tif)
i) Bitmap Pictures (*.bmp)

3. E-Mails werden nur bis zu einer Gesamtgröße von zehn Megabyte angenommen. In Ausnahmefällen kann mit Zustimmung der AiF Projekt GmbH diese Gesamtgröße überschritten werden.

4. Dateien in unter Punkt 2 genannten Formaten können durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien nimmt die AiF Projekt GmbH nur als nicht selbstentpackende ZIP-Archive (*.zip) entgegen.

5. Die AiF Projekt GmbH akzeptiert derzeit aus technischen und organisatorischen Gründen noch keine elektronische Signatur von E-Mails.

6. Wird per E-Mail an die AiF Projekt GmbH herangetreten, geht diese davon aus, dass die Kommunikation auch auf diesem Wege stattfinden kann, soweit gesetzliche Vorschriften dem nicht entgegenstehen.

7. Wegen der generellen Unsicherheiten im E-Mail-Verkehr kann nicht gewährleistet werden, dass eine versandte E-Mail den Adressaten erreicht.

8. Soweit eine förmliche Zustellung erforderlich ist, die einen Zustellnachweis erfordert, ist dies auf dem elektronischen Weg derzeit nicht möglich.

9. Die AiF Projekt GmbH verwendet eine Software zur Filterung von eingehenden unerwünschten E-Mails (Spam-Filter). Durch den Spam-Filter können ihre E-Mails abgewiesen werden, weil diese durch bestimmte Merkmale fälschlich als Spam identifiziert wurden.

Es gelten unter anderem folgende Anti Spam Regeln:

E-Mails, die den unter 2. bis 4. genannten Bedingungen nicht entsprechen, und E-Mails, die von der bei der AiF Projekt GmbH verwendeten Software zur Filterung von unerwünschten E-Mails (Spam-Filter) als Spam identifiziert werden bzw. deren Inhalte ein Sicherheitsrisiko darstellen können, werden gelöscht.

Diese Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der AiF Projekt GmbH und nicht für Verweise auf Angebote von Dritten.

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